Bir Belge Hem Şirket İçi Hem Şirket Dışı Kişilere İmzalatılabilir mi?

İşletmelerde imza gerektiren belgeler her zaman yalnızca kurum çalışanları arasında ilerlemez. Sözleşmeler, mutabakatlar, teklif ve anlaşmalar, tedarikçi belgeleri veya farklı iş süreçlerine ait dokümanlar; şirket içindeki yetkililerin yanı sıra müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları ve diğer dış paydaşların da onay veya imzasını gerektirebilir.

Bu noktada şirket içi ve şirket dışı imza adımlarını ayrı kanallardan yürütmek sürecin takibini zorlaştırabilir. Belgelerin e-posta üzerinden gönderilmesi, hangi aşamada olduğunun manuel olarak takip edilmesi ve imzalanan farklı kopyaların bir araya getirilmesi operasyonel yük oluşturabilir.

Elektronik imza ve dijital onay platformları sayesinde şirket içi ve dışındaki kişilerin dahil olduğu imza süreçleri tek bir iş akışı içerisinde yönetilebilir. Böylece belgenin kim tarafından, hangi sırayla ve hangi yöntemle imzalanacağı önceden belirlenebilir.

İzOnay, kurumların şirket içi onay ve elektronik imza süreçleri ile şirket dışındaki kişilere yönelik imza süreçlerini aynı platform üzerinden yönetebilmesine olanak sağlar. Dış İmzacı özelliği sayesinde kurum sistemlerinde kullanıcı hesabı bulunmayan kişiler de ihtiyaç duyulan iş akışlarına dahil edilebilir.

Karma E-İmza İş Akışı Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir?

Karma elektronik imza iş akışı, aynı belge üzerinde hem kurum çalışanlarının hem de şirket dışındaki kişilerin işlem yaptığı süreçleri ifade eder.

Örneğin bir sözleşmenin önce şirket içerisindeki ilgili departman tarafından kontrol edilmesi, ardından yetkili yönetici tarafından onaylanması ve son aşamada müşteriye veya iş ortağına imzalanmak üzere gönderilmesi gerekebilir.

Dijital ortamda oluşturulan bir iş akışında genel olarak şu adımlar belirlenebilir:

• İmzalanacak veya onaylanacak belge sisteme yüklenir.

• Şirket içerisindeki onaycı ve imzacı kişiler belirlenir.

• Gerekiyorsa şirket dışındaki kişiler sürece dahil edilir.

• İmza ve onay sıralaması oluşturulur.

• Kullanılacak doğrulama veya imzalama yöntemi belirlenir.

• Belge ilgili kişilere tanımlanan akış doğrultusunda iletilir.

• Sürecin mevcut durumu platform üzerinden takip edilir.

• Tamamlanan belgeler kayıt altına alınır ve gerektiğinde raporlanabilir.

İzOnay ile bu adımlar tek bir platform üzerinden kurgulanabilir. Şirket içindeki kullanıcılar ile dış paydaşların yer aldığı süreçlerin merkezi olarak yönetilmesi, özellikle çok sayıda imzacı veya onaycı bulunan iş akışlarında manuel takibi azaltmaya yardımcı olur.

Şirket İçi ve Dış İmzalamada Hangi Akış Tipleri Kullanılabilir?

Her kurumun onay ve imza süreci aynı değildir. Bazı belgelerde belirli bir imza sırasının takip edilmesi gerekirken bazı süreçlerde birden fazla kişinin aynı aşamada işlem yapması istenebilir.

Bu nedenle şirket içi ve dışı imza süreçlerinde iş akışının kurumun operasyonel ihtiyaçlarına göre yapılandırılması önemlidir.

Önce Şirket İçi Onay Sonra Dış İmza (Sıralı İmza Akışı)

Sıralı imza akışında belge, önceden belirlenen sıraya göre ilgili kişilere yönlendirilir. Bir adım tamamlanmadan sonraki imzacıya veya onaycıya geçilmez.

Örneğin bir tedarikçi sözleşmesinde süreç şu şekilde ilerleyebilir:

Hukuk Departmanı Onayı → Finans Onayı → Şirket Yetkilisinin Elektronik veya Mobil İmzası → Tedarikçi İmzası

Bu yapı sayesinde şirket dışındaki kişiye henüz kurum içi kontrolleri tamamlanmamış bir belgenin gönderilmesinin önüne geçilebilir.

İzOnay üzerinden imza ve onay sırası tanımlanarak belgenin belirlenen kurumsal süreç doğrultusunda ilerlemesi sağlanabilir. Dış paydaşın işlem yapacağı aşamaya gelindiğinde ise kişi Dış İmzacı olarak sürece dahil edilebilir.

Şirket İçi ve Dış Kişilerin Aynı Anda İmzalaması (Paralel İmza Akışı)

Bazı süreçlerde imzacıların birbirini beklemesi gerekli değildir. Böyle durumlarda paralel akış kullanılarak birden fazla kişinin aynı aşamada işlem gerçekleştirmesi sağlanabilir.

Örneğin farklı tarafların imzasını gerektiren bir belgede şirket içerisindeki yetkili ile dış paydaşın birbirinden bağımsız şekilde imza sürecine dahil edilmesi mümkün olabilir.

Paralel akışlar özellikle çok sayıda imzacının bulunduğu ve kişilerin birbirinden bağımsız işlem yapabildiği süreçlerde bekleme sürelerinin azaltılmasına yardımcı olabilir.

Departman Bazlı Koşullu Onay ve Yetkilendirme Akışları

Her belge aynı departmanlardan veya aynı yetkililerden geçmek zorunda değildir. Belgenin türüne, tutarına, işlem niteliğine veya kurumun belirlediği diğer kriterlere göre farklı onay süreçleri uygulanabilir.

Örneğin belirli bir tutarın üzerindeki bir işlem için ek yönetici onayı gerekebilir veya yalnızca belirli türdeki belgelerin hukuk departmanına yönlendirilmesi istenebilir.

İzOnay ile kurumun mevcut yetki ve iş akışı yapısına uygun süreçler oluşturularak ilgili kişilerin doğru aşamada sürece dahil edilmesi sağlanabilir. Böylece standart bir imza zinciri yerine iş süreçlerine göre yapılandırılmış onay ve imza akışları oluşturulabilir.

Karma E-İmza Sürecinin İşletmelere Sağladığı Avantajlar

Şirket içi ve dışındaki kişilerin aynı dijital süreç içerisinde yönetilmesi, yalnızca belgenin elektronik ortamda imzalanmasını sağlamaz. Sürecin tamamının daha merkezi ve izlenebilir bir yapıya taşınmasına da katkı sağlar.

Özellikle farklı departmanların, yöneticilerin, müşterilerin veya tedarikçilerin dahil olduğu süreçlerde belgelerin e-posta ve farklı iletişim kanalları üzerinden takip edilmesi yerine tek platform üzerinden yönetilmesi operasyonel verimlilik sağlayabilir.

Karma elektronik imza süreçleri sayesinde;

• şirket içi ve dışı imza adımları tek iş akışında yönetilebilir,

• belgenin mevcut aşaması takip edilebilir,

• manuel belge ve e-posta takibi azaltılabilir,

• imza ve onay sıraları önceden belirlenebilir,

• dış paydaşlar kurum sisteminde kullanıcı hesabı açılmadan ilgili sürece dahil edilebilir,

• tamamlanan işlemler merkezi olarak kayıt altına alınabilir,

• farklı departmanlar arasındaki belge süreçleri standartlaştırılabilir.

İzOnay’ın Dış İmzacı özelliği de şirket dışındaki kişilerin kurumsal imza süreçlerine dahil edilmesini kolaylaştırır. Böylece şirket çalışanları, yöneticiler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer iş ortaklarının yer aldığı süreçler farklı kanallara bölünmeden yönetilebilir.

Şirket İçi ve Dış Kişilere Belge İmzalatırken Yasal Uyum ve Güvenlik

Elektronik ortamda yürütülen imza süreçlerinde yalnızca hız ve kullanım kolaylığı değil, kullanılan imza yönteminin niteliği ve ilgili mevzuata uygunluğu da dikkate alınmalıdır.

Türkiye’de güvenli elektronik imzaya ilişkin temel düzenleme 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında yapılmaktadır. Kullanılacak imza yönteminin hukuki sonucu; belgenin niteliğine, işlemin gerekliliklerine ve tercih edilen doğrulama veya imzalama yöntemine göre değerlendirilmelidir.

Bu nedenle her dijital onay işleminin güvenli elektronik imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğu varsayılmamalıdır.

İzOnay, kurumların farklı ihtiyaçlarına göre elektronik imza, mobil imza ve çeşitli doğrulama yöntemlerini iş süreçlerine dahil edebilmesine olanak sağlar. Böylece belgenin ve iş akışının gerektirdiği yönteme uygun bir süreç oluşturulabilir.

Aynı zamanda şirket dışındaki kişilerin sisteme dahil edilmesi sırasında kullanıcıların yalnızca gerekli belge ve işlem adımlarına erişmesi sağlanarak kurumsal süreçlerin kontrollü şekilde yürütülmesi desteklenir.

İşlem geçmişinin ve belge durumlarının merkezi olarak takip edilebilmesi de kurumların süreçlerini daha izlenebilir hale getirir.

Şirket İçi ve Dış İmza Süreçlerini İzOnay ile Tek Platformdan Yönetin

Bir belgenin şirket içerisindeki onay sürecinden geçmesi ve ardından müşteri, tedarikçi veya başka bir dış paydaş tarafından imzalanması gerekiyorsa sürecin farklı uygulamalar ve e-postalar arasında ilerlemesi gerekmez.

İzOnay ile elektronik imza, onay, paraf ve dış imzacı süreçleri tek platform üzerinden yönetilebilir. Kurumlar ihtiyaçlarına göre sıralı veya paralel iş akışları oluşturabilir; şirket içindeki kullanıcıları ve şirket dışındaki paydaşları aynı belge sürecine dahil edebilir.

Web ve mobil kullanım imkânı sunan İzOnay, kurumların farklı lokasyonlardan yürüttüğü imza ve onay süreçlerinin merkezi olarak yönetilmesine yardımcı olur. Cloud veya On-Premise kurulum seçenekleriyle farklı kurum altyapılarına uyarlanabilir.

Böylece yalnızca belgenin imzalanması değil, belgenin oluşturulan iş akışı boyunca doğru kişiye ulaşması, onay ve imza adımlarından geçmesi, sürecin takip edilmesi ve tamamlanan işlemlerin kayıt altında tutulması bütüncül şekilde yönetilebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Şirket dışındaki kişinin e-imza veya mobil imza sahibi olması zorunlu mu?

Her süreçte aynı imzalama veya doğrulama yönteminin kullanılması zorunlu değildir. Kullanılacak yöntem, belgenin niteliğine ve kurumun oluşturduğu iş akışına göre belirlenebilir. İzOnay’da süreçler elektronik imza, mobil imza veya desteklenen farklı doğrulama yöntemleri kullanılarak yapılandırılabilir.

Ancak işlemin güvenli elektronik imza gerektirdiği durumlarda ilgili mevzuat ve belgenin hukuki gereklilikleri dikkate alınmalıdır.

Şirket dışından birisi belgeyi reddederse şirket içi atılan imzalar ne olur?

Belgenin reddedilmesi ile daha önce gerçekleştirilen işlemlerin sistemdeki durumu birbirinden farklı konulardır. Sürecin nasıl devam edeceği oluşturulan iş akışına göre belirlenir.

Örneğin dış imzacının belgeyi reddetmesi halinde süreç sonlandırılabilir veya kurumun belirlediği iş akışına göre yeniden değerlendirmeye alınabilir. Böylece reddedilen bir belgenin süreç içerisinde kontrolsüz biçimde ilerlemesi engellenebilir.

PDF belgesine önce şirket içi e-imza atılıp sonra dış paydaşa gönderilebilir mi?

Evet. İş akışı buna göre oluşturulduğunda PDF belge önce şirket içerisindeki yetkili kişi veya kişilerin imza sürecinden geçirilebilir, ardından dış paydaşın işlem yapacağı aşamaya yönlendirilebilir.

Bu yapı özellikle sözleşmeler, anlaşmalar, mutabakatlar ve şirket yetkilisinin imzasının ardından karşı tarafa iletilmesi gereken diğer belgelerde kullanılabilir.

İzOnay ile şirket içindeki ve dışındaki imzacıların sırası tanımlanarak belge süreci tek bir iş akışı içerisinde yönetilebilir.

Karma imza süreçlerinde zaman damgası kullanılması zorunlu mudur?

Zaman damgasının zorunluluğu belgenin türüne, ilgili mevzuata ve işlemin gerekliliklerine göre değişebilir. Bu nedenle her elektronik imza işleminde zaman damgasının zorunlu olduğu şeklinde genel bir değerlendirme yapmak doğru değildir.

Zaman damgası, belirli bir verinin belirli bir zamanda mevcut olduğunun tespit edilmesine yönelik önemli bir elektronik kayıt mekanizmasıdır. Hukuki veya teknik olarak zaman damgası gerektiren süreçlerde uygun elektronik imza altyapısıyla birlikte kullanılabilir.