Dış İmzacı Nedir? Uzaktan İmza Nasıl Alınır?

Şirketlerde sözleşme ve belge süreçleri yalnızca kurum içindeki çalışanlarla sınırlı değildir. Müşterilerden, bayilerden, tedarikçilerden, iş ortaklarından veya farklı şirketlerdeki yetkililerden de imza alınması gerekebilir. Bu kişilerin kurumun kullandığı sisteme dahil edilmesi veya yalnızca imza için fiziksel olarak bir araya gelinmesi ise süreci uzatabilir.

Dış imzacı, kurum sisteminde kullanıcı hesabı bulunmayan kişilerin kendilerine iletilen belgeleri uzaktan görüntüleyerek elektronik ortamda imza sürecine katılmasını sağlayan yapıyı ifade eder.

İzOnay Dış İmzacı özelliği ile kurum dışındaki kişileri mevcut imza ve onay süreçlerinize dahil edebilir; müşteri, bayi, tedarikçi ve diğer paydaşlarla yürüttüğünüz belge akışlarını tek platform üzerinden yönetebilirsiniz.

Dış İmzacı Nedir?

Dış imzacı; bir kurumun çalışanı veya İzOnay kullanıcısı olmamasına rağmen belirli bir belgenin imza sürecine dahil edilen kişidir. Örneğin bir şirketin hazırladığı sözleşmenin şirket içindeki hukuk ve yönetim ekiplerinin ardından müşterideki yetkili tarafından imzalanması gerektiğini düşünelim. Müşterinin yalnızca bu işlem için kurumun sisteminde kullanıcı olarak tanımlanmasına gerek kalmadan imza sürecine dahil edilmesi, dış imzacı yapısıyla mümkün olur.

Bu yöntem özellikle farklı şirketler arasında düzenli olarak belge ve sözleşme imzalanan süreçlerde operasyonel kolaylık sağlar.

Dış İmzacı ile Uzaktan İmza Süreci Nasıl Çalışır?

İzOnay üzerinden kurum içi ve kurum dışı imzacıların yer aldığı bir imza akışı oluşturulabilir. Belge sisteme yüklendikten sonra imzalayacak kişiler ve imza sıralaması belirlenir. Kurum dışındaki kişi dış imzacı olarak sürece eklenir ve ilgili belgeye erişebilmesi için kendisine bağlantı iletilir.

Dış imzacı, kendisine gönderilen bağlantı üzerinden belgeyi görüntüleyerek gerekli imza işlemini gerçekleştirir. Böylece imza için fiziksel belge gönderimi veya tarafların aynı ortamda bulunması gerekmeden süreç uzaktan tamamlanabilir.

İmza sürecinin durumu ise İzOnay üzerinden takip edilebilir.

Müşterilerden Uzaktan İmza Nasıl Alınır?

Satış ve müşteri yönetimi süreçlerinde tekliflerin, sözleşmelerin, bilgilendirme dokümanlarının ve farklı ticari belgelerin karşı tarafça imzalanması gerekebilir. Özellikle farklı şehirlerde bulunan müşteriler söz konusu olduğunda fiziksel evrak gönderimi hem süreci uzatabilir hem de belge takibini zorlaştırabilir.

İzOnay ile müşteri, ilgili imza akışına dış imzacı olarak dahil edilebilir. Böylece müşterinin ayrıca İzOnay kullanıcısı olması gerekmeden kendisine iletilen belge üzerinden imza işlemini gerçekleştirmesi sağlanabilir.

Bayi ve İş Ortaklarından İmza Alma Süreçleri

Bayi ağı bulunan şirketlerde sözleşmeler, kampanya katılım belgeleri, ticari anlaşmalar ve benzeri dokümanlar nedeniyle çok sayıda dış paydaşla düzenli imza süreçleri yürütülebilir. Her belgeyi e-posta üzerinden ayrı ayrı göndermek, imzalanmış kopyaları takip etmek ve sonrasında kurum sistemlerine aktarmak operasyonel iş yükü oluşturabilir.

Dış imzacı özelliği sayesinde bayi ve iş ortakları doğrudan ilgili imza akışına dahil edilir. Böylece kurum içindeki onay ve imza adımlarıyla dış paydaşların imza işlemleri aynı süreç içerisinde yönetilebilir.

Tedarikçilerden Uzaktan İmza Nasıl Alınır?

Satın alma ve tedarik süreçleri de dış imzacı kullanımının öne çıktığı alanlardan biridir. Tedarikçi sözleşmeleri, hizmet sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri (NDA), çerçeve anlaşmalar ve çeşitli ticari belgeler farklı tarafların imzasını gerektirebilir.

İzOnay üzerinden hazırlanan imza akışında kurum içindeki ilgili birimler ve tedarikçi tarafındaki yetkililer aynı sürece dahil edilebilir. Böylece belgenin hangi aşamada olduğu takip edilirken dış taraflardan alınması gereken imzalar da merkezi olarak yönetilebilir.

Dış İmzacı Hangi Süreçlerde Kullanılabilir?

Dış imzacı özelliği, kurum dışındaki bir kişinin imzasının gerektiği birçok farklı süreçte kullanılabilir:

Müşteri ve hizmet sözleşmeleri

Bayi ve distribütör sözleşmeleri

Tedarikçi sözleşmeleri

Gizlilik sözleşmeleri (NDA)

İş ortaklığı sözleşmeleri

Teklif ve mutabakat belgeleri

Satın alma ve hizmet belgeleri

Bilgilendirme ve onay gerektiren dokümanlar

Kurumlar arası imza süreçleri

Bu yapı sayesinde farklı paydaş grupları için birbirinden kopuk süreçler oluşturmak yerine imza akışları merkezi bir platform üzerinden takip edilebilir.

Çoklu Belge Akışlarıyla Birden Fazla Evrakı Tek Süreçte Yönetin

Bir iş süreci her zaman tek bir belgeden oluşmayabilir. Örneğin yeni bir bayiyle çalışmaya başlanırken ana sözleşme, ek protokoller ve farklı bilgilendirme belgelerinin birlikte imzalanması gerekebilir. İzOnay'ın çoklu belge akışları sayesinde ilgili belgeler aynı süreç içerisinde yönetilebilir. Böylece dış imzacının tamamlaması gereken farklı evrakların ayrı ayrı takip edilmesi yerine daha bütüncül bir belge ve imza süreci oluşturulabilir.

Dış İmza Süreçlerinde Takip ve İzlenebilirlik

Uzaktan imza süreçlerinde yalnızca belgenin gönderilmesi değil, sürecin hangi aşamada olduğunun görülebilmesi de önemlidir. İzOnay ile oluşturulan imza akışlarında işlemlerin durumu merkezi olarak takip edilebilir. Böylece ekipler belgeyi kimin imzaladığını, hangi imzaların beklendiğini ve sürecin mevcut durumunu kontrol edebilir.

Özellikle çok sayıda müşteri, bayi veya tedarikçiyle çalışan kurumlarda bu yapı, manuel takip ihtiyacının azaltılmasına yardımcı olur.

Dış İmzacı Süreçleri Mevcut Sistemlere Entegre Edilebilir mi?

Dış imza süreçlerinin kurumların mevcut iş uygulamalarından bağımsız ilerlemesi yeni bir operasyonel yük oluşturabilir. Bu nedenle imza altyapısının mevcut sistemlerle entegre çalışabilmesi önemlidir. İzOnay, REST API entegrasyonu sayesinde mevcut kurumsal uygulamalara ve iş süreçlerine dahil edilebilir.

Böylece CRM, ERP, sözleşme yönetimi veya kurum içi uygulamalarda başlayan bir süreçte gerekli belgeler İzOnay imza akışına aktarılabilir ve imza sürecinin sonuçları ilgili sistemlerle ilişkilendirilebilir.

Neden Dış İmzacı Kullanılmalı?

Kurum dışındaki kişilerden imza almak için fiziksel evrak gönderilmesi, belgelerin e-posta üzerinden takip edilmesi veya her dış paydaşın kurumsal sisteme kullanıcı olarak tanımlanması ölçeklenebilir bir süreç olmayabilir.

Dış imzacı yapısı ile kurumlar;

Kurum dışındaki kişileri imza süreçlerine uzaktan dahil edebilir,

Müşteri, bayi ve tedarikçiler için ayrı kullanıcı hesabı oluşturma ihtiyacını azaltabilir,

Fiziksel evrak gönderiminden kaynaklanan operasyonel adımları azaltabilir,

Kurum içi ve kurum dışı imzaları aynı akışta yönetebilir,

Çoklu belge süreçlerini merkezi olarak takip edebilir,

İmza süreçlerini mevcut kurumsal sistemlerle entegre edebilir.

İzOnay ile Kurum Dışı İmza Süreçlerinizi Dijitalleştirin

Müşteriniz başka bir şehirde, bayiniz farklı bir bölgede veya tedarikçiniz farklı bir lokasyonda olabilir. Belgenin imzalanması için tarafların aynı yerde bulunması gerekmez.

İzOnay Dış İmzacı özelliği ile müşteri, bayi, tedarikçi ve diğer iş ortaklarınızı imza süreçlerinize uzaktan dahil edin. Kurum içi ve kurum dışı imza adımlarını tek platform üzerinden yönetin, süreçlerinizi takip edin ve mevcut sistemlerinizle entegre çalışın.

İzOnay'ın dış imzacı ve elektronik imza süreçlerini kurumunuzda nasıl kullanabileceğinizi görmek için demo talep edebilirsiniz.