Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Kurumlarda her gün sözleşmelerden resmî yazışmalara, gelen ve giden evraklardan onay bekleyen belgelere kadar çok sayıda doküman oluşturulur ve işleme alınır. Bu belgelerin fiziksel ortamda yönetilmesi; evrakın hangi aşamada olduğunun takip edilmesini, doğru kişiye ulaştırılmasını ve gerektiğinde geçmiş kayıtlara erişilmesini zorlaştırabilir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumların belge ve evrak süreçlerini dijital ortamda oluşturmasına, yönetmesine, takip etmesine ve arşivlemesine yardımcı olan sistemlerin genel adıdır. Belgenin oluşturulmasından imzalanmasına, ilgili birimlere yönlendirilmesinden arşivlenmesine kadar farklı aşamalar elektronik ortam üzerinden yürütülebilir.

Özellikle yoğun belge trafiğine sahip kurumlarda EBYS kullanımı yalnızca kağıt kullanımının azaltılmasını değil, belge süreçlerinin daha kontrollü ve izlenebilir hale gelmesini de sağlar.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), kurumların faaliyetleri sırasında oluşturduğu veya dış kaynaklardan aldığı belgelerin elektronik ortamda kayıt altına alınmasını ve yaşam döngüsü boyunca yönetilmesini sağlayan sistemdir.

Bir belgenin hazırlanması EBYS içerisindeki sürecin yalnızca başlangıcıdır. Belgenin ilgili kişilere yönlendirilmesi, paraf ve imza süreçlerinden geçirilmesi, gönderilmesi, işlem geçmişinin kayıt altına alınması ve arşivlenmesi de elektronik belge yönetiminin kapsamına girer.

Bu nedenle EBYS, yalnızca bir doküman saklama veya dijital arşiv uygulaması olarak değerlendirilmemelidir. Kurum içerisindeki belgeye bağlı iş akışlarının yönetilmesine yardımcı olan daha kapsamlı bir yapıdır.

Örneğin kurum dışından gelen bir resmî evrak sisteme kaydedildikten sonra ilgili departmana yönlendirilebilir. Departman gerekli işlemleri gerçekleştirebilir, cevap yazısı hazırlanabilir, yetkili kişiler tarafından paraf ve elektronik imza süreçleri tamamlanabilir ve sonuçlanan belgeler elektronik ortamda arşivlenebilir.

Böylece belgenin kim tarafından, ne zaman ve hangi işlem kapsamında değerlendirildiğine ilişkin süreç daha kolay takip edilebilir.

EBYS Kullanımının Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanımı, özellikle belge hacmi yüksek kurumlarda operasyonel süreçlerin standartlaştırılmasına katkı sağlar. Belgelerin farklı bilgisayarlarda, e-posta kutularında veya fiziksel klasörlerde dağınık şekilde tutulması yerine merkezi bir yapı üzerinden yönetilmesine imkân verir.

EBYS kullanımının öne çıkan avantajları şunlardır:

Merkezi belge yönetimi: Kurumsal belgelerin belirlenen yetkiler kapsamında ortak bir sistem üzerinden yönetilmesini sağlar.

Hızlı erişim: Arşivlenmiş belgelere çeşitli kriterler üzerinden daha kolay erişilmesine yardımcı olur.

Süreç takibi: Belgenin hangi kullanıcıda veya hangi işlem aşamasında olduğu takip edilebilir.

Elektronik imza desteği: Uygun altyapılarda belgelerin elektronik imza ile imzalanmasına olanak tanır.

Yetkilendirme: Kullanıcıların belge ve işlemlere erişimleri rol ve yetkilerine göre sınırlandırılabilir.

İşlem kayıtları: Belge üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin kayıt altına alınması denetim ve izlenebilirlik açısından avantaj sağlar.

Arşivleme: Tamamlanan belgelerin kurumsal arşiv politikalarına uygun şekilde saklanmasına yardımcı olur.

Kağıt ve fiziksel arşiv ihtiyacının azaltılması: Belgelerin dijital ortamda yönetilmesi, baskı ve fiziksel depolama ihtiyacını önemli ölçüde azaltabilir.

EBYS'nin sağladığı fayda yalnızca belgeyi dijital ortama taşımak değildir. Asıl kazanım, belgeyle ilişkili kurum içi süreçlerin belirli kurallar ve iş akışları doğrultusunda yönetilebilmesidir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nasıl Kullanılır?

Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin kullanım biçimi tercih edilen yazılıma ve kurumun süreçlerine göre değişebilir. Ancak temel işleyiş genellikle belgenin sisteme dahil edilmesiyle başlar ve arşivlenmesine kadar devam eder.

İlk aşamada belge doğrudan elektronik ortamda oluşturulabilir veya dışarıdan gelen bir evrak sisteme kaydedilebilir. Belgenin türü, konusu, gönderen veya alıcı bilgileri gibi gerekli üst veriler tanımlanarak kayıt oluşturulur.

Ardından belge, kurum tarafından önceden belirlenen iş akışına göre ilgili personele veya departmana yönlendirilir. Belge üzerinde inceleme, düzenleme, paraf, onay veya imza gibi işlemler gerçekleştirilebilir.

Elektronik imza gerektiren belgelerde yetkili kullanıcı, uygun elektronik imza altyapısı üzerinden imzalama işlemini tamamlar. Kurum dışına gönderilecek belgeler ise kullanılan entegrasyonlara ve belge türüne göre ilgili elektronik iletişim kanallarına aktarılabilir.

Süreç tamamlandığında belge ve ilişkili kayıtlar elektronik ortamda arşivlenir. Böylece daha sonra belgeye ihtiyaç duyulduğunda arama kriterleri ve yetkiler doğrultusunda erişim sağlanabilir.

Özetle EBYS kullanım süreci belgenin oluşturulması veya sisteme alınması → yönlendirme → paraf/onay → imzalama → gönderim → arşivleme ve raporlama adımlarından oluşabilir.

EBYS Hangi Sistemler ile Entegre Çalışır?

EBYS yazılımlarının kurumdaki diğer sistemlerden tamamen bağımsız çalışması, kullanıcıların farklı uygulamalar arasında manuel işlem yapmasına neden olabilir. Bu nedenle entegrasyon kabiliyeti, elektronik belge yönetim sistemlerinde önemli kriterlerden biridir.

Kurumun ihtiyaçlarına ve kullanılan çözümün teknik özelliklerine bağlı olarak EBYS; KEP, UETS, elektronik imza ve mobil imza altyapıları, ERP sistemleri, CRM uygulamaları, insan kaynakları yazılımları ve kurumsal arşiv sistemleri gibi farklı yapılarla entegre edilebilir.

Özellikle resmî yazışmaların yoğun olduğu yapılarda KEP ve UETS gibi kanallarla entegrasyon, gelen belgelerin kurumsal süreçlere daha hızlı dahil edilmesine yardımcı olabilir. Benzer şekilde elektronik imza entegrasyonu sayesinde imza gerektiren evraklar dijital iş akışı içerisinde tamamlanabilir.

Kamu kurumlarıyla gerçekleştirilen resmî yazışmalarda kullanılan elektronik yazışma standartları ve ilgili sistemlerle uyumluluk da önem taşır. Entegrasyonun kapsamı seçilen EBYS çözümünün teknik yeteneklerine ve kurumun iş süreçlerine göre değerlendirilmelidir.

İdeal Bir EBYS Yazılımında Bulunması Gereken Özellikler

EBYS seçerken yalnızca belgelerin elektronik ortamda saklanıp saklanamadığına bakmak yeterli değildir. Yazılımın kurumun mevcut süreçlerine uyum sağlaması, güvenlik ve yetkilendirme ihtiyaçlarını karşılaması ve diğer kurumsal sistemlerle birlikte çalışabilmesi önemlidir.

İdeal bir EBYS çözümünde öncelikle gelişmiş belge yönetimi ve arşivleme özellikleri bulunmalıdır. Kullanıcıların belgelere hızlı şekilde ulaşabilmesi için üst veri, tarih, belge türü, gönderen ve benzeri kriterlerle arama yapılabilmesi önemli bir avantajdır.

İş akışı yönetimi de temel özelliklerden biridir. Belgelerin belirli kurallara göre kullanıcılara veya departmanlara yönlendirilmesi; paraf, onay ve imza aşamalarının sistem üzerinden takip edilebilmesi gerekir.

Bunların yanında elektronik imza desteği, rol bazlı yetkilendirme, işlem kayıtları, versiyon yönetimi, raporlama, entegrasyon seçenekleri ve kurumun ihtiyacına göre bulut veya şirket içi kurulum alternatifleri değerlendirilmelidir.

Kurumun resmî yazışma süreçleri bulunuyorsa ilgili mevzuat, standartlar ve teknik gereksinimlerle uyumluluk da yazılım seçiminde dikkate alınmalıdır.

İzOnay ile Elektronik Belge Süreçleri Nasıl Yönetilir?

Elektronik belge yönetiminde kurumların ihtiyacı her zaman yalnızca bir belgeyi sisteme yüklemek veya arşivlemek değildir. Belgenin kuruma ulaşmasından ilgili kişiye yönlendirilmesine, elektronik imza ve onay süreçlerinden resmî yazışma kanallarına kadar uçtan uca yönetilmesi gerekebilir.

İzOnay, kurumların elektronik belge süreçlerinde ihtiyaç duyduğu farklı iş akışlarını tek platform üzerinden yönetmesine yardımcı olur. Gelen evrak, imza, onay, paraf ve resmî yazışma süreçleri dijital ortamda takip edilebilir.

KEP ve UETS üzerinden gelen evraklar kurum süreçlerine dahil edilerek ilgili kullanıcı veya birimlere yönlendirilebilir. Böylece farklı kanallardan ulaşan resmî belgelerin manuel olarak takip edilmesi yerine merkezi bir süreç oluşturulabilir.

İmza veya onay gerektiren belgeler ise belirlenen iş akışları doğrultusunda ilgili kişilere iletilebilir. Elektronik imza, mobil imza ve farklı kimlik doğrulama yöntemleriyle oluşturulan süreçler kurumun ihtiyaçlarına göre yapılandırılabilir.

İzOnay'ın EYP 1.3 ve e-Yazışma 2.0 uyumlu resmî yazışma altyapısı ile kurumların elektronik yazışma süreçleri de yönetilebilir. Ayrıca mevcut kurumsal uygulamalarla gerçekleştirilecek entegrasyonlar sayesinde belge süreçlerinin kullanılan diğer sistemlerle birlikte çalışması sağlanabilir.

Bulut veya şirket içi kurulum seçenekleriyle kullanılabilen İzOnay, kurumların yalnızca belgelerini dijitalleştirmesine değil; belgenin oluşturulması, alınması, yönlendirilmesi, imzalanması, takip edilmesi ve arşivlenmesi gibi süreçleri bütüncül şekilde yönetmesine yardımcı olur.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

EBYS sistemine giriş yapmak için e-imza veya mobil imza şart mıdır?

Hayır. EBYS'ye giriş yöntemi kullanılan yazılımın ve kurumun belirlediği güvenlik politikasına göre değişebilir. Kullanıcı adı ve parola, kurumsal kimlik doğrulama sistemleri veya farklı doğrulama yöntemleri kullanılabilir.

Elektronik imza veya mobil imza ise genellikle sistem içerisindeki belirli belgelerin hukuki nitelikte imzalanması gereken aşamalarında kullanılır. Dolayısıyla EBYS'ye giriş yapmak ile EBYS içerisindeki bir belgeyi elektronik olarak imzalamak birbirinden farklı işlemlerdir.

Silinen veya hatalı işlem yapılan belgeler EBYS üzerinden geri getirilebilir mi?

Bu durum kullanılan EBYS yazılımının özelliklerine ve kurumun yetkilendirme politikasına bağlıdır. Kurumsal belge yönetiminde gerçekleştirilen işlemlerin kayıt altına alınması ve belge versiyonlarının takip edilmesi önemlidir.

Bazı sistemlerde silinen kayıtlar doğrudan tamamen kaldırılmak yerine yetkili kullanıcıların erişebileceği şekilde saklanabilir veya önceki belge versiyonlarına ulaşılabilir. Ancak geri alma ve silme politikaları her sistemde aynı değildir. Bu nedenle kullanılan çözümün versiyonlama, işlem geçmişi, yedekleme ve kayıt yönetimi özellikleri incelenmelidir.

TS 13298 standardı nedir ve EBYS sistemleri için neden gereklidir?

TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı, elektronik belge ve arşiv yönetim sistemlerine ilişkin temel gereksinimleri tanımlayan bir Türk Standardıdır. Elektronik belgelerin oluşturulması, kayıt altına alınması, yönetilmesi, korunması ve erişilebilirliğinin sürdürülmesi gibi konularda teknik ve fonksiyonel kriterler ortaya koyar.

Özellikle kamu kurumlarında kullanılan EBYS çözümleri açısından standartlara uygunluk; belge bütünlüğü, erişilebilirlik, kayıt yönetimi ve kurumsal süreçlerin belirli kurallar doğrultusunda yürütülmesi bakımından önem taşır.

Mevcut kağıt arşivler dijitalleştirilip EBYS sistemine nasıl aktarılır?

Fiziksel arşivlerin EBYS'ye aktarılması genellikle yalnızca belgelerin taranmasından ibaret değildir. Öncelikle arşivde bulunan belgeler sınıflandırılır ve dijitalleştirme kapsamı belirlenir.

Belgeler uygun tarama süreçlerinden geçirildikten sonra dosya türü, tarih, konu, belge numarası, ilgili birim gibi üst verilerle eşleştirilebilir. Ardından belirlenen arşiv ve erişim politikaları doğrultusunda EBYS'ye aktarılabilir.

Büyük fiziksel arşivlerde bu sürecin planlı yürütülmesi; belge bütünlüğünün korunması, doğru indeksleme yapılması ve daha sonra belgelerin bulunabilirliğinin sağlanması açısından önemlidir.

EBYS sistemi bulut tabanlı olarak mı yoksa şirket içi yerel sunucularda mı çalışır?

Her iki model de mümkündür. EBYS çözümleri bulut tabanlı (Cloud) olarak sunulabileceği gibi kurumun kendi altyapısında şirket içi (On-Premise) olarak da kurulabilir.

Bulut tabanlı kullanım, kurumun ayrıca kapsamlı bir sunucu altyapısı yönetme ihtiyacını azaltabilir ve sisteme farklı lokasyonlardan erişimi kolaylaştırabilir. Şirket içi kurulum ise özellikle altyapı, güvenlik ve veri yönetimini kendi sistemleri üzerinde tutmak isteyen kurumlar tarafından tercih edilebilir.

Hangi modelin uygun olduğu; kurumun bilgi güvenliği politikası, entegrasyon gereksinimleri, BT altyapısı, mevzuat yükümlülükleri ve operasyonel ihtiyaçları birlikte değerlendirilerek belirlenmelidir.