Kurum İçi Evrak Yönetimi Nedir, Nasıl Dijitalleştirilir?

Kurumların günlük operasyonlarında sözleşmelerden satın alma belgelerine, insan kaynakları dokümanlarından finansal evraklara kadar çok sayıda belge oluşturulur, paylaşılır, onaylanır ve arşivlenir. Bu belgelerin doğru kişiler tarafından, doğru zamanda ve güvenli biçimde yönetilmesi iş süreçlerinin devamlılığı açısından önem taşır.

Fiziksel belgeler, e-posta ekleri ve farklı sistemler üzerinden yürütülen evrak süreçleri ise kurum büyüdükçe daha karmaşık hale gelebilir. Bir belgenin hangi aşamada olduğunun takip edilmesi, imza ve onayların tamamlanması veya geçmiş bir dokümana yeniden ulaşılması zaman kaybına neden olabilir.

Kurum içi evrak yönetiminin dijitalleştirilmesi, belgelerin yaşam döngüsünü daha merkezi ve izlenebilir bir yapıya taşımayı amaçlar. İzometri tarafından geliştirilen İzOnay gibi elektronik imza ve onay platformları ise kurumların belge üzerindeki imza, paraf, onay ve ilgili iş akışlarını elektronik ortamda yönetebilmesine yardımcı olur.

Kurum İçi Evrak Yönetimi Nedir?

Kurum içi evrak yönetimi; bir organizasyonda oluşturulan, alınan, işlenen, onaylanan, imzalanan ve saklanan belgelerin belirlenen iş süreçleri doğrultusunda yönetilmesini ifade eder.

Bu kapsam yalnızca belgelerin arşivlenmesinden ibaret değildir. Bir satın alma talebinin ilgili yöneticiler tarafından onaylanması, insan kaynakları belgesinin çalışan ve yönetici tarafından imzalanması, finans departmanının banka talimatlarını yetkili kişilere iletmesi veya gelen bir evrakın ilgili departmana yönlendirilmesi de evrak yönetiminin parçalarıdır.

Dolayısıyla etkin bir evrak yönetimi sisteminin temel amacı, belgenin oluşturulmasından sürecin tamamlanmasına kadar geçen tüm aşamaların kontrollü şekilde ilerlemesini sağlamaktır.

Kurumların ihtiyaçlarına bağlı olarak süreç içerisinde elektronik imza, mobil imza, zaman damgası, elektronik onay, paraf, kimlik doğrulama, KEP ve UETS gibi farklı teknolojilerden yararlanılabilir.

Geleneksel Evrak Yönetiminde Karşılaşılan Zorluklar

Fiziksel evrak ve manuel iş akışlarına dayalı süreçlerde belgenin hazırlanması yalnızca ilk adımdır. Belgenin ilgili kişiye ulaştırılması, incelenmesi, paraflanması, imzalanması, başka bir departmana aktarılması ve sonrasında arşivlenmesi gerekir.

Özellikle birden fazla yönetici veya departmanın dahil olduğu süreçlerde bu yapı önemli bir operasyonel yük oluşturabilir.

Geleneksel evrak yönetiminde karşılaşılan başlıca sorunlardan bazıları şunlardır:

Belgelerin farklı e-posta kutularında, bilgisayarlarda veya fiziksel arşivlerde dağınık biçimde tutulması,

İmza ve onay bekleyen belgelerin takibinin zorlaşması,

Belgenin güncel versiyonunun belirlenmesinde yaşanan sorunlar,

Fiziksel imza nedeniyle lokasyona bağımlılık oluşması,

Belgelere geçmişe dönük erişimin zaman alması,

Departmanlar arasındaki belge trafiğinin manuel olarak takip edilmesi,

Kağıt, çıktı, kargo ve fiziksel arşiv ihtiyacının devam etmesi.

Örneğin farklı lokasyonlarda bulunan üç yöneticinin imzalaması gereken bir sözleşme, fiziksel süreçlerde günler boyunca dolaşabilir. Dijital iş akışında ise belge ilgili kişilere elektronik ortamda yönlendirilebilir ve süreç merkezi olarak takip edilebilir.

Kurum İçi Evrak Yönetimi Nasıl Dijitalleştirilir?

Evrak yönetiminin dijitalleştirilmesi yalnızca mevcut fiziksel belgelerin taranarak bilgisayara aktarılması anlamına gelmez. Asıl dönüşüm, belgenin oluşturulmasından imzalanmasına ve arşivlenmesine kadar devam eden sürecin dijital olarak yeniden yapılandırılmasıdır.

İlk olarak kurum içerisinde hangi belge türlerinin kullanıldığı ve bu belgelerin hangi departmanlar arasında hareket ettiği belirlenmelidir. Ardından hangi belgelerin imza, paraf veya onay gerektirdiği ve bu işlemlerin hangi sırayla gerçekleşeceği tanımlanabilir.

Buradaki temel hedef, fiziksel sürecin birebir dijital kopyasını oluşturmak değil; gereksiz adımları ortadan kaldırarak daha hızlı ve izlenebilir bir iş akışı kurmaktır.

İmza, Paraf ve Onay Süreçleri Nasıl Dijitalleştirilir?

İmza, paraf ve onay süreçleri kurum içi evrak yönetiminin en kritik aşamalarından biridir. Fiziksel ortamda bir belgenin birden fazla kişiye sırayla gönderilmesi gerekirken dijital sistemlerde bu süreç önceden tanımlanan iş akışları üzerinden gerçekleştirilebilir.

Örneğin bir sözleşme önce ilgili departman yöneticisinin parafına, ardından hukuk departmanının onayına ve son olarak imza yetkilisinin elektronik imzasına gönderilebilir. Kullanıcılar kendilerine atanan işlemleri sistem üzerinden görüntüleyebilir ve yetkileri doğrultusunda gerekli aksiyonu gerçekleştirebilir.

İzometri'nin geliştirdiği İzOnay, kurumların imza, paraf ve onay süreçlerini merkezi bir yapı üzerinden yönetmesine olanak sağlar. Elektronik imza ve mobil imzanın yanı sıra farklı doğrulama yöntemlerinin kullanılabildiği yapı sayesinde kurumların farklı iş akışları dijital ortama taşınabilir.

İzOnay üzerinden yalnızca kurum içerisindeki kullanıcıların dahil olduğu süreçler değil, şirket dışındaki kişilerin imzalaması gereken belgeler de Dış İmzacı özelliğiyle yönetilebilir. Böylece müşteri, tedarikçi veya iş ortağı gibi kurum dışı tarafların yer aldığı belge süreçlerinin de aynı iş akışı içerisinde takip edilmesi mümkün hale gelir.

Evrak Yönetimini Dijitalleştirmenin Sağladığı Avantajlar

Dijital evrak yönetimi, öncelikle belgeye bağlı operasyonların daha hızlı ilerlemesine yardımcı olur. Fiziksel olarak bir yöneticinin masasına ulaştırılması gereken bir belge, dijital ortamda ilgili kişiye anlık olarak yönlendirilebilir.

Dijitalleşmenin önemli avantajlarından biri de izlenebilirliktir. Bir belgenin hangi aşamada olduğu, kim tarafından işlem yapıldığı veya hangi kullanıcının aksiyonunun beklendiği daha kolay takip edilebilir.

Aynı zamanda merkezi belge yönetimi sayesinde farklı departmanlarda veya e-posta kutularında bulunan dokümanların yarattığı dağınıklık azaltılabilir. Yetkilendirme mekanizmaları ile kullanıcıların yalnızca erişim yetkisine sahip oldukları belgeleri görüntülemeleri sağlanabilir.

Kağıt kullanımının azalması da dijitalleşmenin önemli sonuçlarından biridir. İzOnay üzerinden bugüne kadar 2 milyondan fazla belgenin elektronik ortamda imzalanması, yaklaşık 240 ağaca eşdeğer kağıt tasarrufuna karşılık gelen bir hacmi temsil etmektedir.

Bunun yanında dijital evrak yönetimi;

imza ve onay sürelerinin kısaltılmasına,

lokasyondan bağımsız işlem yapılabilmesine,

fiziksel arşiv ihtiyacının azaltılmasına,

belge süreçlerinin raporlanabilmesine,

departmanlar arası iş akışlarının standartlaştırılmasına,

operasyonel hataların azaltılmasına

katkı sağlayabilir.

Dijital Evrak Yönetiminde Kullanılan Teknolojiler ve Sistemler

Kurum içi evrak yönetiminin dijitalleştirilmesinde ihtiyaçlara göre birden fazla teknoloji birlikte kullanılabilir.

Elektronik imza, elektronik belgelerin imzalanmasında kullanılan temel teknolojilerden biridir. Türkiye'de güvenli elektronik imzanın hukuki çerçevesi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile düzenlenmektedir.

Mobil imza, uygun süreçlerde kullanıcıların mobil cihazları üzerinden imza işlemlerini gerçekleştirmesine imkan sağlayan alternatif yöntemlerden biridir.

Zaman damgası, elektronik bir verinin belirli bir tarihte mevcut olduğunun doğrulanması gereken senaryolarda kullanılabilir.

KEP ve UETS, kurumların elektronik iletişim ve tebligat süreçlerinde kullanılan sistemler arasında yer alır. Bu kanallardan gelen belgelerin kurum içerisindeki ilgili süreçlere dahil edilmesi, gelen evrak yönetiminin de dijitalleştirilmesine katkı sağlar.

ERP ve kurumsal yazılım entegrasyonları ise dijital evrak yönetiminin mevcut iş süreçlerinden bağımsız bir sistem olarak çalışmasının önüne geçebilir. Kurumun kullandığı SAP, ERP veya farklı kurumsal uygulamalar ile belge ve imza süreçleri arasında entegrasyon kurulabilir.

İzOnay; elektronik imza ve onay süreçlerinin yanı sıra KEP/UETS gelen evrak, resmî yazışma, banka talimatları ve dış imzacı gibi farklı kurumsal ihtiyaçların aynı platform üzerinden yönetilmesine yardımcı olur. Cloud veya On-Premise kurulum seçenekleri sayesinde kurumların teknik altyapı gereksinimlerine göre farklı modeller değerlendirilebilir.

İzOnay ile Kurum İçi Evrak Süreçleri Nasıl Yönetilebilir?

Kurum içi evrak yönetiminde farklı departmanların farklı ihtiyaçları bulunabilir. Finans ekibi banka talimatlarını yönetirken insan kaynakları çalışan belgeleriyle, hukuk ekibi sözleşmelerle, operasyon ekipleri ise onay ve gelen evrak süreçleriyle ilgilenebilir.

İzOnay, bu farklı süreçlerde oluşan imza ve onay ihtiyaçlarının merkezi bir platform üzerinden yönetilmesini sağlar.

Platformda belgeler ilgili kullanıcılara yönlendirilebilir; imza, paraf ve onay akışları oluşturulabilir ve süreçlerin durumu takip edilebilir. Kurum dışındaki tarafların dahil olduğu belgelerde Dış İmzacı özelliğinden yararlanılabilir.

Banka talimatları, desteklenen banka entegrasyonları üzerinden elektronik süreçlere dahil edilebilir. KEP ve UETS kanallarından gelen evrakların yönetimi ile resmî yazışma süreçleri de kurumun ihtiyaçlarına göre aynı dijital yapının parçası haline getirilebilir.

Böylece dijitalleşme yalnızca bir belgenin elektronik olarak imzalanmasından ibaret kalmaz; belgenin kuruma girişinden ilgili kişilere yönlendirilmesine, onaylanmasına, imzalanmasına ve sonrasında takip edilmesine kadar uzanan daha bütünleşik bir evrak yönetimi yaklaşımı oluşturulabilir.

Kurum İçi Evrak Yönetimi ve Dijitalleştirme Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Kurum içi evrak yönetimini dijitalleştirmek ne kadar sürer?

Dijitalleşme süresi kurumun büyüklüğüne, mevcut belge süreçlerine, kullanıcı sayısına, entegrasyon ihtiyaçlarına ve dijital ortama aktarılacak iş akışlarının kapsamına göre değişebilir. Sınırlı sayıdaki süreçle başlayan projeler daha hızlı devreye alınabilirken kapsamlı entegrasyon gerektiren yapılarda daha detaylı analiz ve uygulama süreci gerekebilir.

Dijitalleştirilen evraklar hukuki açıdan geçerli midir?

Bir belgenin hukuki geçerliliği belgenin niteliğine, uygulanan imza yöntemine ve ilgili mevzuata göre değerlendirilmelidir. Türkiye'de güvenli elektronik imzaya ilişkin temel düzenleme 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'dur. Her belge türünün aynı hukuki gerekliliklere tabi olmadığı göz önünde bulundurulmalıdır.

Tüm fiziksel belgelerin dijital ortama aktarılması zorunlu mudur?

Hayır. Kurum içi evrak yönetiminin dijitalleştirilmesi, tüm fiziksel arşivin aynı anda elektronik ortama aktarılmasını zorunlu kılmaz. Kurumlar öncelikle yoğun kullanılan veya operasyonel açıdan en fazla zaman kaybı oluşturan süreçleri dijitalleştirerek kademeli bir dönüşüm planlayabilir.

Dijital evrak yönetim sistemleri mevcut şirket yazılımları ile entegre olur mu?

Kullanılan platformun teknik özelliklerine bağlı olarak entegrasyon mümkündür. ERP, SAP ve kurum içi uygulamalar ile entegrasyon kurularak belge ve imza süreçlerinin mevcut iş akışlarıyla birlikte çalışması sağlanabilir. İzOnay da API tabanlı entegrasyon seçenekleri sayesinde farklı kurumsal sistemlerle birlikte çalışabilecek şekilde konumlandırılabilir.

KOBİ'ler için evrak dijitalleştirme çözümleri uygun mudur?

Evet. Evrak yönetiminin dijitalleştirilmesi yalnızca büyük ölçekli şirketlerin ihtiyacı değildir. Düzenli olarak sözleşme, teklif, satın alma belgesi, insan kaynakları evrakı veya onay gerektiren dokümanlarla çalışan KOBİ'ler de dijital süreçlerden yararlanabilir. Burada önemli olan, işletmenin ihtiyacına uygun kapsamın ve iş akışlarının belirlenmesidir.

Kurum içi evrak yönetimini dijitalleştirmek; belgeleri yalnızca fiziksel ortamdan elektronik ortama taşımak değil, kurumun belgeye bağlı iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve izlenebilir hale getirmek anlamına gelir. İzOnay, imza ve onaydan gelen evraka, dış imzacı süreçlerinden banka talimatlarına kadar farklı kurumsal belge süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesine olanak sağlayarak kurumların uçtan uca dijitalleşme yolculuğunu destekler.