Resmî Yazışma Nedir? Dijital Ortamda Nasıl Yönetilir?

Kurumların kamu kurumları, özel kuruluşlar ve diğer paydaşlarla gerçekleştirdiği resmî yazışmalar; belirli kurallar, yetkilendirmeler ve kayıt süreçleri çerçevesinde yürütülür. Belgenin hazırlanması, kontrol edilmesi, paraflanması, onaylanması, elektronik olarak imzalanması, doğru kanaldan gönderilmesi ve arşivlenmesi sürecin birbirini takip eden parçalarıdır.

Fiziksel ortamda veya birbirinden bağımsız uygulamalar üzerinden yürütülen bu işlemler, özellikle yüksek belge hacmine sahip kurumlarda önemli bir operasyonel iş yüküne dönüşebilir. Bir belgenin hangi kullanıcıda beklediğinin takip edilmesi, imza yetkilisinin ofiste olmadığı durumlarda sürecin durması veya KEP ve UETS gibi farklı kanalların ayrı ayrı kontrol edilmesi süreci daha da karmaşık hale getirebilir.

Dijital resmî yazışma yönetimi ise bu adımların elektronik ortamda ve birbirleriyle bağlantılı şekilde yürütülmesini sağlar. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Elektronik Yazışma Paketi (EYP), Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ve elektronik imza gibi farklı bileşenler bu yapının parçalarını oluşturur.

İzOnay ile resmî yazışmanın hazırlanmasından kurum içi onay ve paraf süreçlerine, elektronik imzadan KEP/UETS işlemlerine ve dijital arşivlemeye kadar farklı adımlar tek platform üzerinden yönetilebilir.

Resmî Yazışma Nedir?

Resmî yazışma, kurumların görev ve faaliyetleri kapsamında kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle gerçekleştirdikleri, belirli usul ve esaslara göre hazırlanan yazılı iletişim süreçlerini ifade eder.

Bir resmî yazışmada yalnızca belgenin içeriği değil; sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, ek, dağıtım ve imza gibi unsurlar da önem taşır. Elektronik ortamda gerçekleştirilen resmî yazışmalarda ise elektronik imza, elektronik belge yönetimi, EYP ve güvenli elektronik iletim gibi teknik bileşenler de sürece dahil olabilir.

Dolayısıyla bir Word veya PDF belgesinin hazırlanarak standart e-posta üzerinden gönderilmesi, tek başına dijital resmî yazışma yönetimi anlamına gelmez. Belgenin kurumun belirlediği iş akışından geçmesi, yetkili kişiler tarafından onaylanması ve imzalanması, doğru kanaldan gönderilmesi ve yapılan işlemlerin kayıt altında tutulması gerekir.

İzOnay bu süreci yalnızca belge gönderimi olarak değil, uçtan uca bir iş akışı olarak ele alır. Belge hazırlanabilir, ilgili kullanıcılara paraf veya onaya gönderilebilir, elektronik veya mobil imza ile imzalanabilir, uygun elektronik kanal üzerinden iletilebilir ve sonrasında merkezi olarak arşivlenebilir.

Resmî Yazışma Süreçleri Dijital Ortamda Nasıl Yönetilir?

Dijital resmî yazışma yönetiminde amaç, fiziksel evrak süreçlerini yalnızca bilgisayar ortamına taşımak değildir. Asıl hedef, belgenin yaşam döngüsünün başından sonuna kadar dijital ve izlenebilir şekilde yönetilmesidir.

Örneğin bir kamu kurumuna gönderilecek resmî yazı önce ilgili departman tarafından hazırlanabilir. Ardından kurumun organizasyon yapısına göre uzman, yönetici ve imza yetkilisinin dahil olduğu bir onay sürecinden geçirilebilir. Belge elektronik olarak imzalandıktan sonra uygun elektronik kanal üzerinden gönderilebilir ve işlem kayıtlarıyla birlikte arşivlenebilir.

Bu işlemler farklı uygulamalar üzerinden yürütüldüğünde kullanıcıların belge indirmesi, farklı sistemlere yüklemesi, e-posta ile onay istemesi ve süreci manuel olarak takip etmesi gerekebilir.

İzOnay'da ise kurumun mevcut organizasyon ve yetki yapısına uygun iş akışları tanımlanabilir. Belgenin kim tarafından hazırlanacağı, kimlerin paraf veya onay vereceği ve hangi yetkilinin elektronik olarak imzalayacağı sistem üzerinde belirlenebilir. Böylece kullanıcılar belgenin hangi aşamada olduğunu ve kimde beklediğini merkezi olarak takip edebilir.

İmza yetkilisinin farklı bir lokasyonda bulunması durumunda da elektronik imza ve mobil imza seçenekleriyle süreç dijital ortamda devam ettirilebilir.

Dijital Resmî Yazışma Süreci Hangi Aşamalardan Oluşur?

Kurumun yapısına ve yazışmanın niteliğine göre farklı iş akışları oluşturulabilmekle birlikte dijital bir resmî yazışma genel olarak aşağıdaki aşamalardan oluşur:

• Belgenin hazırlanması: Resmî yazı ilgili kullanıcı veya departman tarafından oluşturulur.

• Paraf ve onay: Belge, kurumun yetki yapısına göre ilgili kişilerin kontrolüne ve onayına gönderilir.

• Elektronik imza: Onay sürecini tamamlayan belge, imza yetkilisi veya yetkilileri tarafından elektronik olarak imzalanır.

• Elektronik gönderim: İmzalanan belge, yazışmanın niteliğine göre uygun elektronik kanal üzerinden muhatabına iletilir.

• Gönderim ve süreç takibi: Belgenin gönderim durumu ve gerçekleştirilen işlemler kayıt altında tutulur.

• Dijital arşivleme: Belge, ekleri ve süreçle ilişkili kayıtlar daha sonra erişilebilmesi amacıyla elektronik ortamda saklanır.

İzOnay ile bu aşamalar birbirinden bağımsız işlemler yerine tek bir iş akışı içerisinde yönetilebilir. Kurumun ihtiyacına göre sıralı veya paralel onay süreçleri oluşturulabilir ve birden fazla imza yetkilisinin bulunduğu senaryolar sisteme tanımlanabilir.

Böylece “Belge kimde bekliyor?”, “İmzalandı mı?”, “Gönderildi mi?” veya “Bu yazıya hangi cevap verilmişti?” gibi operasyonel soruların cevabı farklı kişilerden veya sistemlerden aranmak yerine merkezi olarak takip edilebilir.

Resmî Yazışma Kuralları Nelerdir?

Resmî yazışmaların ilgili mevzuata ve teknik standartlara uygun olarak hazırlanması gerekir. Belgenin sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, metin, imza, ek ve dağıtım gibi alanlarının doğru biçimde oluşturulması resmî yazışma sürecinin temel unsurları arasındadır.

Elektronik ortamda gerçekleştirilen yazışmalarda ise belge formatının yanı sıra elektronik imza, yetkilendirme, elektronik belge oluşturma ve gönderim süreçleri de önem kazanır.

Özellikle birden fazla departman ve imza yetkilisinin bulunduğu kurumlarda kurallara uygun belge hazırlamak kadar, doğru belgenin doğru kişilerin onayından geçmesini sağlamak da önemlidir.

İzOnay'da kurumun kendi yetki ve organizasyon yapısına uygun onay, paraf ve imza akışları oluşturulabilir. Böylece örneğin hukuk departmanının hazırladığı bir yazının önce hukuk yöneticisinin onayına, ardından şirket imza yetkilisine gitmesi sağlanabilir.

Bu yapı, resmî yazışma sürecinin kişilerin e-posta veya telefon üzerinden birbirlerini takip etmesine bağlı kalmadan standart bir iş akışı üzerinden ilerlemesini sağlar.

Dijital Resmî Yazışmalarda Hangi Sistemler Kullanılır?

Dijital resmî yazışma sürecinde tek bir sistem yerine farklı altyapı ve standartlar birlikte kullanılabilir. EBYS belge yönetimini, EYP elektronik yazışmanın standart yapısını, KEP kayıtlı elektronik iletişimi, UETS ise elektronik tebligat süreçlerini kapsar.

Kurumlar açısından önemli olan, bu sistemlerin birbirinden bağımsız operasyonlara dönüşmemesidir.

İzOnay; EYP, KEP ve UETS gibi farklı resmî yazışma kanallarını kurum içi onay, paraf ve elektronik imza süreçleriyle aynı iş akışında buluşturarak farklı sistemler arasında yürütülen operasyonların merkezi olarak yönetilmesini sağlar.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumların belgelerini elektronik ortamda oluşturmasına, kayıt altına almasına, ilgili kişi ve birimlere yönlendirmesine, takip etmesine ve arşivlemesine yardımcı olan sistemlerin genel adıdır.

Ancak resmî yazışma süreci belgenin EBYS üzerinde oluşturulmasıyla tamamlanmaz. Hazırlanan belgenin kurum içindeki onay ve paraf süreçlerinden geçmesi, yetkili kişiler tarafından elektronik olarak imzalanması ve gerekli elektronik kanal üzerinden gönderilmesi gerekir.

İzOnay, kurumun mevcut belge yönetim yapısına elektronik imza, mobil imza, onay ve paraf süreçlerini dahil edebilir. Kuruma özel sıralı veya paralel iş akışları oluşturulabilir; kullanıcı ve süreç bazlı yetkilendirmeler tanımlanabilir.

Böylece mevcut kurumsal sistemde oluşturulan bir belgenin imza için çıktısının alınması veya kullanıcılar arasında e-posta ile dolaştırılması yerine süreç dijital ortamda devam ettirilebilir.

Kurumun kullandığı mevcut uygulamaların tamamen değiştirilmesi de gerekmez. İzOnay, API tabanlı entegrasyon kabiliyetleri sayesinde farklı kurumsal uygulamalarla birlikte çalışabilecek şekilde konumlandırılabilir.

Mevcut EBYS veya kurumsal uygulamanızda belge oluşturuyor ancak onay ve elektronik imza süreçlerini farklı kanallardan yürütüyorsanız, İzOnay bu adımları tek bir dijital iş akışında bir araya getirebilir.

Elektronik Yazışma Paketi (EYP)

Elektronik Yazışma Paketi (EYP), elektronik ortamda gerçekleştirilen resmî yazışmalarda kullanılan standart paket yapısıdır. Paket; resmî belgeyle birlikte ilgili üstverileri, ekleri ve elektronik imza bilgilerini içerebilir.

Kurum açısından operasyonel konu yalnızca EYP dosyasının oluşturulması değildir. Belgenin hazırlanması, doğru kişilerin onayından geçirilmesi, elektronik olarak imzalanması, uygun paket yapısına dönüştürülmesi ve gönderilmesi gerekir.

İzOnay, EYP 1.3 ve e-Yazışma 2.0 uyumlu resmî yazışma süreçlerinin yönetilmesini sağlar. Hazırlanan resmî yazı kurumun belirlediği onay ve paraf akışından geçirilebilir, yetkili kişiler tarafından elektronik olarak imzalanabilir ve ilgili standartlara uygun elektronik yazışma sürecine dahil edilebilir.

Örneğin kamu kurumuna gönderilecek bir yazı için belgeyi hazırlayan personelden departman yöneticisine ve şirket imza yetkilisine kadar farklı adımlar tanımlanabilir. Onay ve imza tamamlandığında belge elektronik yazışma sürecine alınabilir.

Böylece belge hazırlama → onay/paraf → elektronik imza → EYP → gönderim → arşiv adımları birbirini takip eden tek bir süreç haline gelir.

EYP dosyalarını farklı uygulamalarda hazırlıyor, imzalıyor ve gönderim için tekrar başka sistemlere aktarıyorsanız, İzOnay ile bu operasyonu merkezi hale getirebilirsiniz.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimine ilişkin kayıtların oluşturulduğu güvenli elektronik iletişim altyapısıdır. Standart e-postadan farklı olarak gönderim ve teslim süreçlerine ilişkin kayıtların oluşturulmasını sağlar.

Kurumsal kullanımda ise yalnızca KEP hesabına erişmek yeterli değildir. Gelen iletinin doğru departmana aktarılması, gerekli cevabın hazırlanması, kurum içindeki onaylardan geçirilmesi, elektronik olarak imzalanması ve yeniden KEP üzerinden gönderilmesi gerekir.

Özellikle birden fazla KEP hesabının bulunduğu şirketlerde bu operasyon önemli bir takip yüküne dönüşebilir.

İzOnay ile KEP hesapları ve KEP üzerinden yürütülen gelen-giden yazışma süreçleri merkezi olarak yönetilebilir. Kuruma gelen KEP iletileri ilgili kullanıcı veya departmana yönlendirilebilir. Gerekli cevap belgesi oluşturularak kurumun belirlediği onay sürecinden geçirilebilir, yetkili kişi tarafından elektronik olarak imzalanabilir ve KEP üzerinden gönderilebilir.

Böylece kullanıcının KEP portalını kontrol etmesi, belgeyi indirmesi, e-posta ile ilgili departmana göndermesi, imzalı belgeyi tekrar sisteme yüklemesi gibi parçalı operasyonlar azaltılabilir.

Ayrıca gelen yazı ile bu yazıya verilen cevap birbiriyle ilişkili olarak saklanabilir. Kullanıcı geçmiş bir yazışmayı açtığında hangi belgenin geldiğini, hangi departmanın işlem yaptığını ve hangi cevabın gönderildiğini aynı süreç üzerinden görüntüleyebilir.

Birden fazla KEP hesabını veya yüksek hacimli KEP trafiğini manuel olarak takip ediyorsanız, İzOnay ile gelen evraktan cevap ve elektronik imzaya kadar süreci tek noktadan yönetebilirsiniz.

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS)

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS), elektronik tebligatların ilgili mevzuat kapsamında elektronik ortamda gönderilmesini ve alınmasını sağlayan sistemdir.

UETS ile KEP aynı sistem değildir. Kurumlar açısından UETS'deki kritik konu ise yalnızca elektronik tebligatın alınması değil; gelen tebligatın zamanında fark edilmesi, doğru departmana yönlendirilmesi ve devamındaki işlemlerin takip edilmesidir.

Örneğin kuruma gelen bir elektronik tebligatın hukuk departmanını ilgilendirdiği durumda belgenin hukuk ekibine ulaştırılması, gerekli incelemenin yapılması, cevap yazısının hazırlanması ve yetkili kişilerin onay ve imzasına sunulması gerekebilir.

İzOnay, UETS özel entegratörü olarak elektronik tebligatların İzOnay üzerinden alınmasını ve devamındaki kurum içi süreçlerin merkezi olarak yönetilmesini sağlar. UETS üzerinden gelen elektronik tebligatlar ilgili kullanıcı veya departmanlara yönlendirilebilir ve gerekli aksiyonlar sistem üzerinden takip edilebilir.

Gelen tebligata cevap verilmesi gereken durumlarda cevap yazısı oluşturularak onay ve elektronik imza akışına alınabilir. Gelen tebligat ile İzOnay üzerinden gönderilen cevap ilişkili biçimde saklanabilir.

Böylece kullanıcı daha sonra ilgili kaydı açtığında “Hangi tebligat geldi?”, “Kime yönlendirildi?”, “Hangi cevap hazırlandı?” ve “Ne zaman cevap verildi?” sorularının yanıtlarına aynı süreç üzerinden ulaşabilir.

Elektronik tebligatlarda süre yönetimi de kritik olduğundan UETS işlemlerinin düzenli olarak takip edilmesi önem taşır. UETS üzerinden gönderilen elektronik tebligat, mevzuatta belirtilen süre kapsamında muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.

UETS hesabınızı manuel olarak kontrol ediyor ve gelen tebligatları departmanlara e-posta üzerinden dağıtıyorsanız, İzOnay ile tebligatın alınmasından kurum içi yönlendirmeye ve cevap sürecine kadar operasyonu merkezi hale getirebilirsiniz.

Resmî Yazışmalarda Elektronik İmza Nasıl Kullanılır?

Elektronik imza, dijital resmî yazışmanın en önemli bileşenlerinden biridir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında güvenli elektronik imza, Kanunda belirtilen istisnalar dışında elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.

Ancak kurumsal süreç açısından ihtiyaç yalnızca belgeye elektronik imza atabilmek değildir. Belgenin doğru imza yetkilisine otomatik olarak ulaşması, gerekiyorsa birden fazla kişinin onayından geçmesi ve imza tamamlandıktan sonra iş akışının devam etmesi gerekir.

İzOnay ile resmî yazışmalar kurumun yetki yapısına göre elektronik imza veya mobil imza süreçlerine çıkarılabilir. Birden fazla yetkilinin bulunduğu yapılarda sıralı veya paralel imza akışları oluşturulabilir.

Örneğin bir yazının önce Finans Direktörü tarafından onaylanması, ardından şirket imza yetkilisinin elektronik imzasına gitmesi gerekiyorsa bu akış sistem üzerinde tanımlanabilir. İlk işlem tamamlandığında belge otomatik olarak bir sonraki kullanıcıya aktarılır.

İmza yetkilisinin ofiste veya aynı lokasyonda bulunması gerekmez. Böylece fiziksel imza için belge bekletme, çıktı alma, tarama ve yeniden sisteme yükleme gibi işlemler azaltılabilir.

Dijital Resmî Yazışma Yönetiminin Avantajları Nelerdir?

Dijital resmî yazışma yönetiminin temel avantajı yalnızca belgelerin daha hızlı gönderilmesi değildir. Asıl kazanım, belge, kullanıcı, onay, imza ve gönderim süreçlerinin birbirleriyle bağlantılı şekilde yönetilebilmesidir.

İzOnay ile resmî yazışma süreçlerinin dijitalleştirilmesi sayesinde:

• Onay, paraf ve elektronik imza süreçleri merkezi olarak yönetilebilir.

• Belgenin hangi kullanıcıda ve hangi aşamada olduğu takip edilebilir.

• Farklı lokasyonlardaki imza yetkilileri sürece elektronik veya mobil imza ile dahil olabilir.

• KEP ve UETS gibi farklı kanallardan gelen belgeler merkezi olarak yönetilebilir.

• Gelen yazılar ilgili departman veya kullanıcılara yönlendirilebilir.

• Gelen belge ile bu belgeye verilen cevap ilişkili olarak saklanabilir.

• Geçmiş yazışmalara ve süreç kayıtlarına daha kolay erişilebilir.

• Fiziksel çıktı, tarama, kargo ve manuel arşivleme gibi operasyonel adımlar azaltılabilir.

• Kurum içindeki onay ve imza süreçleri belirlenen iş akışlarına göre standartlaştırılabilir.

Özellikle hukuk, finans, idari işler ve operasyon ekiplerinin yoğun resmî belge trafiği bulunan kurumlarda, farklı kanalları tek tek yönetmek yerine merkezi bir yapı kullanılması operasyonel takibi kolaylaştırır.

İzOnay ile Resmî Yazışma Süreçleri Nasıl Yönetilir?

İzOnay, resmî yazışmayı yalnızca elektronik imza atılan bir belge olarak değil, belgenin oluşturulmasından gönderim ve arşivlemeye kadar devam eden uçtan uca bir süreç olarak ele alır.

Kurumun organizasyon yapısına göre onay, paraf ve imza akışları oluşturulabilir. Hazırlanan belge ilgili kişilerin onayına gönderilebilir ve elektronik veya mobil imza ile imzalanabilir.

EYP 1.3 ve e-Yazışma 2.0 desteği sayesinde elektronik resmî yazışma süreçleri ilgili teknik standartlara uygun olarak yönetilebilir. KEP entegrasyonu ile gelen ve giden KEP yazışmaları; UETS özel entegratörlüğü ile elektronik tebligatlar aynı operasyonel yapı içerisinde ele alınabilir.

Örneğin UETS üzerinden kuruma gelen bir tebligat İzOnay'a alınabilir, hukuk departmanına yönlendirilebilir ve cevap yazısı hazırlanabilir. Hazırlanan cevap yöneticinin onayına ve şirket yetkilisinin elektronik imzasına gönderilebilir. İmzalanan belge uygun kanal üzerinden gönderildikten sonra gelen tebligat ile verilen cevap ilişkili olarak arşivlenebilir.

Benzer şekilde KEP üzerinden gelen bir resmî yazı ilgili departmana aktarılabilir; cevap, onay ve elektronik imza süreçleri tamamlandıktan sonra KEP üzerinden gönderilebilir.

Böylece kurumun farklı portalları ayrı ayrı kontrol etmesi, belgeleri sistemler arasında manuel olarak taşıması ve onay süreçlerini e-posta üzerinden takip etmesi yerine KEP, UETS, EYP, onay, paraf ve elektronik imza süreçleri tek platform üzerinden yönetilebilir.

Kurumunuzda resmî yazışmalar farklı sistemler, departmanlar ve imza yetkilileri arasında ilerliyorsa, İzOnay'ın mevcut süreçlerinize nasıl uyarlanabileceğini görmek için size özel demo talep edebilirsiniz.

Dijital Resmî Yazışmalar Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Resmî yazışmalar elektronik ortamda yapılabilir mi?

Evet. İlgili mevzuat ve teknik standartların gereklilikleri karşılandığında resmî yazışmalar elektronik ortamda hazırlanabilir, onaylanabilir, imzalanabilir, gönderilebilir ve saklanabilir.

İzOnay ile belgenin hazırlanmasının ardından kurum içindeki onay ve paraf süreçleri oluşturulabilir, yetkili kullanıcıların elektronik veya mobil imzasına sunulabilir ve ilgili elektronik yazışma sürecine dahil edilebilir.

Her elektronik belge resmî yazışma sayılır mı?

Hayır. Bir belgenin PDF, Word veya başka bir elektronik formatta oluşturulması tek başına resmî yazışma olduğu anlamına gelmez. Belgenin niteliği, yetkilendirme yapısı, imza süreci, muhatabı ve ilgili mevzuatın gereklilikleri dikkate alınmalıdır.

İzOnay, elektronik belgelerin kurumun tanımladığı onay, paraf ve imza süreçlerinden geçirilerek kontrollü bir iş akışı içerisinde yönetilmesini sağlar.

Resmî yazışmalarda elektronik imza zorunlu mudur?

Kullanılacak imza yöntemi belgenin niteliğine, işlemin türüne ve ilgili mevzuata göre değişebilir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen ve güvenli elektronik imza gerektiren işlemlerde 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında elektronik imza kullanılabilir.

İzOnay üzerinden yetkili kullanıcılar belgeleri elektronik imza veya uygun süreçlerde mobil imza ile imzalayabilir. Kurumun yetki yapısına göre birden fazla onay ve imza adımı da oluşturulabilir.

Resmî yazışmalar standart e-posta ile gönderilebilir mi?

Standart e-posta ile KEP, UETS veya mevzuatta tanımlanan diğer elektronik yazışma yöntemleri aynı teknik ve hukuki yapıya sahip değildir. Kullanılacak gönderim yöntemi yazışmanın niteliğine ve ilgili mevzuata göre belirlenmelidir.

İzOnay'ın KEP, UETS ve resmî yazışma kabiliyetleri sayesinde kurumlar yalnızca belgeyi elektronik olarak imzalamakla kalmaz; belgenin hazırlanmasından onayına, elektronik imzasından gönderimine ve arşivlenmesine kadar devam eden süreci merkezi olarak yönetebilir.

Resmî yazışmalarınızda belge, onay, elektronik imza, KEP, UETS ve EYP süreçleri farklı sistemlerde ilerliyorsa, İzOnay ile tüm süreci tek platformda bir araya getirebilir; kurumunuza özel iş akışları için demo talep edebilirsiniz.