SAP ve ERP ile Entegre Çalışabilen E-İmza Çözümleri Nelerdir?

SAP ve ERP sistemleri, elektronik imza çözümleriyle entegre edilerek belge oluşturma, onay ve imzalama süreçlerinin mevcut iş akışları üzerinden yürütülmesini sağlayabilir. Kurumun ihtiyacına göre İzOnay ile uçtan uca süreç yönetimi, İmzalayıcı ile ERP uygulamalarına e-imza yeteneği kazandırılması veya MİP ile farklı uygulamaların imza ihtiyaçlarının merkezi olarak yönetilmesi mümkündür.

SAP ve ERP Sistemlerinde E-İmza Entegrasyonu Nedir?

SAP ve ERP e-imza entegrasyonu, kurumsal sistemlerde oluşturulan veya yönetilen belgelerin elektronik ortamda imzalanabilmesi için ERP ile elektronik imza altyapısı arasında bağlantı kurulmasıdır. Bu yapı sayesinde kullanıcıların imzalanacak belgeleri farklı sistemlere aktarmasına, çıktı almasına veya manuel olarak imza süreci başlatmasına gerek kalmadan mevcut iş akışları içerisinde imzalama işlemleri gerçekleştirilebilir.

Örneğin SAP üzerinde oluşturulan bir sözleşme, talimat veya onay gerektiren belge, entegrasyon aracılığıyla elektronik imza sürecine gönderilebilir. İmza işleminin tamamlanmasının ardından belge ve işlem sonucu ilgili kurumsal sisteme aktarılabilir.

SAP de kendi çözümlerinde dijital verilerin imzalanması ve onaylanmasına yönelik Digital Signature (CA-DSG) fonksiyonları sunmaktadır. SAP dokümantasyonunda bu fonksiyonların S/4HANA uygulamalarında farklı kullanım alanlarının bulunduğu belirtilmektedir.

Türkiye'de ise elektronik imzanın hukuki ve teknik çerçevesi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil düzenlemeler kapsamında belirlenmektedir. BTK'ya göre güvenli elektronik imza, gerekli şartları sağlaması durumunda elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.

E-İmza Entegrasyonu Nasıl Çalışır?

E-imza entegrasyonu temel olarak ERP sistemi, imza çözümü ve kullanıcının elektronik imza aracı arasında veri alışverişi kurulmasıyla çalışır.

Tipik bir senaryoda süreç şu şekilde ilerler:

• İmzalanması gereken belge SAP veya kullanılan ERP sistemi üzerinde oluşturulur.

• Belge ve gerekli işlem bilgileri entegrasyon üzerinden e-imza çözümüne aktarılır.

• İmza yetkisi bulunan kullanıcıya imzalama işlemi sunulur.

• Kullanıcı elektronik imza aracını kullanarak işlemi gerçekleştirir.

• İmzalanmış belge ve işlem sonucu ilgili sisteme geri aktarılır.

• Belge kurumun belirlediği iş akışına göre bir sonraki onay, arşiv veya gönderim adımına devam eder.

Bu yapı, elektronik imzayı kurumun mevcut iş akışının bir parçası haline getirir. Böylece kullanıcıların farklı uygulamalar arasında belge indirip yüklediği manuel süreçler azaltılabilir.

SAP ve ERP Sistemlerine E-İmza Nasıl Entegre Edilir?

SAP ve ERP sistemlerine e-imza entegrasyonu, kurumun mevcut sistem mimarisine ve imzalama senaryosuna göre farklı yöntemlerle gerçekleştirilebilir.

Entegrasyon planlanırken öncelikle hangi belgelerin imzalanacağı, imzanın iş akışının hangi aşamasında devreye gireceği, kimlerin imza atacağı ve imzalanan belgenin hangi sisteme aktarılacağı belirlenmelidir.

Ardından ERP ile elektronik imza çözümü arasında gerekli servis ve entegrasyon katmanı oluşturulur. Kurumun altyapısına göre çözüm cloud veya on-premise mimaride konumlandırılabilir.

SAP tarafında uygulanacak entegrasyon modeli ise kullanılan SAP ürünü, sürümü, ilgili modül ve mevcut iş akışına göre değişebilir. Bu nedenle SAP S/4HANA veya SAP ECC gibi ortamlar için entegrasyon kapsamının proje öncesinde teknik olarak değerlendirilmesi gerekir.

API Tabanlı E-İmza Entegrasyonu Nasıl Yapılır?

API tabanlı entegrasyon, ERP veya farklı bir kurumsal uygulamanın elektronik imza fonksiyonlarını kendi ekranları ve süreçleri içerisinden kullanabilmesini sağlar.

Bu modelde ERP sistemi ile elektronik imza çözümü arasında uygulama seviyesinde veri alışverişi gerçekleştirilir. İmzalanacak doküman, kullanıcı veya işlem bilgileri ilgili servise iletilir; imzalama sürecinin ardından sonuç ve imzalı doküman sisteme geri alınabilir.

API yaklaşımının önemli avantajlarından biri, kullanıcı deneyiminin kurumun mevcut uygulaması üzerinden kurgulanabilmesidir. Böylece elektronik imza ayrı ve bağımsız bir işlem olmak yerine mevcut ERP sürecinin bir adımı haline getirilebilir.

Entegrasyonun teknik kapsamı; ERP mimarisi, belge formatı, kimlik doğrulama yöntemi, imza tipi, işlem hacmi ve kurumun güvenlik politikalarına göre belirlenmelidir.

İzOnay Hangi Süreçlerde Kullanılır?

İzOnay, yalnızca bir imza oluşturma bileşeni yerine belge, imza ve onay süreçlerini uçtan uca yönetmek isteyen kurumlara yönelik bir süreç yönetimi çözümüdür.

SAP veya farklı ERP sistemlerinde oluşturulan belgeler İzOnay'a aktarılarak kurumun belirlediği imza ve onay akışlarına dahil edilebilir. Elektronik imza ve mobil imzanın yanı sıra onay ve paraf gibi farklı işlem adımları aynı süreç içerisinde kurgulanabilir.

İzOnay özellikle;

• birden fazla kişinin dahil olduğu imza ve onay akışlarında,

• dış kullanıcıların imzaya dahil edilmesi gereken süreçlerde,

• banka talimatlarının oluşturulması, onaylanması, imzalanması ve iletilmesinde,

• gelen evrak, KEP ve UETS süreçlerinde,

• resmî yazışma ve belge yönetimi ihtiyaçlarında,

• imzalanan belgelerin takip ve raporlanmasında

kullanılabilir.

Bu nedenle ihtiyaç yalnızca ERP ekranına bir “imzala” fonksiyonu eklemek değil, belgenin oluşturulmasından onaylanmasına, imzalanmasına ve sonraki süreçlerinin yönetilmesine kadar daha geniş bir iş akışı oluşturmaksa İzOnay tercih edilebilir.

İmzalayıcı ile ERP Sistemlerine E-İmza Nasıl Eklenir?

İmzalayıcı, SAP, ERP ve diğer kurumsal uygulamalara elektronik imza yeteneğinin entegre edilmesine yönelik bir çözümdür.

Kurumun kendi uygulamasındaki iş akışı korunurken imza işlemleri İmzalayıcı üzerinden gerçekleştirilebilir. Böylece mevcut yazılımın tamamen değiştirilmesi yerine elektronik imza fonksiyonu uygulamanın bir parçası haline getirilebilir.

İmzalayıcı; PAdES, CAdES ve XAdES elektronik imza formatlarını destekler. Elektronik imza senaryosuna göre USB token, HSM ve mali mühür gibi farklı imza araçlarıyla çalışabilen yapılar oluşturulabilir. Zaman damgası gerektiren süreçler de entegrasyon kapsamında kurgulanabilir.

Özellikle kendi ERP, doküman yönetimi veya iş uygulamasını kullanan ve kullanıcıyı ayrı bir imza platformuna yönlendirmeden mevcut uygulamasına e-imza fonksiyonu kazandırmak isteyen kurumlar için uygun bir seçenektir.

MİP Hangi Kurumlar İçin Uygundur?

Merkezi İmzalama Platformu (MİP), bir kurum içerisindeki birden fazla uygulamanın elektronik imza ve doğrulama ihtiyaçlarını merkezi bir yapı üzerinden yönetmek için kullanılabilir.

Büyük kurumlarda elektronik imza ihtiyacı yalnızca ERP ile sınırlı olmayabilir. SAP, doküman yönetim sistemi, insan kaynakları uygulaması, finans uygulamaları veya kurumun kendi geliştirdiği yazılımlar farklı zamanlarda elektronik imzaya ihtiyaç duyabilir.

Her uygulama için ayrı bir elektronik imza altyapısı geliştirmek yerine MİP ile bu ihtiyaçlar ortak bir merkez üzerinden yönetilebilir.

Bu nedenle MİP özellikle çok sayıda kurumsal uygulaması bulunan, elektronik imza altyapısını standartlaştırmak ve farklı sistemlerin imza ve doğrulama ihtiyaçlarını merkezi olarak yönetmek isteyen kurumlar için uygundur.

Kısaca ürünlerin ayrımı şu şekilde yapılabilir:

İzOnay: İmza, onay ve belge süreçlerinin uçtan uca yönetilmesi için kullanılır.

İmzalayıcı: Mevcut ERP veya kurumsal uygulamaya elektronik imza yeteneği kazandırmak için kullanılır.

MİP: Birden fazla uygulamanın elektronik imza ve doğrulama ihtiyaçlarını merkezi bir altyapıda toplamak için kullanılır.

E-İmza Çözümü Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

SAP veya ERP sistemleri için elektronik imza çözümü seçerken yalnızca imza atılabilmesi değil, çözümün mevcut sistem mimarisine ve kurumun iş süreçlerine ne ölçüde uyum sağlayabildiği değerlendirilmelidir.

İlk olarak entegrasyon ihtiyacı belirlenmelidir. Kurum yalnızca mevcut ERP uygulamasına elektronik imza fonksiyonu eklemek istiyorsa entegrasyon odaklı bir çözüm yeterli olabilir. Ancak onay, paraf, dış imzacı, belge takibi ve farklı kurumsal süreçler de yönetilecekse daha kapsamlı bir iş akışı çözümüne ihtiyaç duyulabilir.

Teknik değerlendirmede ise kullanılan ERP sistemi ve sürümü, API entegrasyon seçenekleri, cloud ve on-premise kurulum ihtiyacı, desteklenen belge ve imza formatları, elektronik imza araçları, kullanıcı sayısı ve işlem hacmi dikkate alınmalıdır.

Ayrıca çözümün 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili teknik düzenlemeler kapsamında kullanılacak elektronik imza altyapısıyla uyumu değerlendirilmelidir. BTK, güvenli elektronik imzanın nitelikli elektronik sertifikaya dayanması gerektiğini belirtmektedir.

Doğru çözüm seçimi bu nedenle yalnızca “SAP ile çalışıyor mu?” sorusuyla değil; hangi SAP/ERP ortamında, hangi belge üzerinde, hangi imza türüyle ve hangi iş akışında kullanılacağı sorularıyla birlikte değerlendirilmelidir.

SAP ve ERP E-İmza Entegrasyonu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

SAP e-imza entegrasyonu ne kadar sürer?

SAP e-imza entegrasyonu için sabit bir süre vermek doğru değildir. Projenin süresi kullanılan SAP sürümü, ilgili modüller, imzalanacak belge türleri, iş akışları, kullanıcı sayısı, entegrasyon yöntemi ve cloud veya on-premise mimari tercihine göre değişebilir.

Teknik analiz sırasında mevcut sistem ve ihtiyaçlar değerlendirildikten sonra entegrasyon kapsamı ve proje takvimi belirlenebilir.

SAP S/4HANA ve SAP ECC ile e-imza entegrasyonu yapılabilir mi?

SAP sistemleri elektronik imza çözümleriyle entegre edilebilir. SAP'nin güncel dokümantasyonunda S/4HANA için Digital Signature fonksiyonları ve farklı uygulama senaryoları yer almaktadır.

SAP ECC tarafında veya kuruma özel geliştirilmiş SAP süreçlerinde ise entegrasyonun uygulanabilirliği kullanılan sürüm, modül, sistem mimarisi ve mevcut geliştirmeler dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Bu nedenle entegrasyon öncesinde teknik analiz yapılması gerekir.

ERP sistemine e-imza eklemek için API gerekli mi?

Her senaryoda aynı entegrasyon yöntemi kullanılmaz. Ancak API ve servis tabanlı yapılar, ERP uygulaması ile elektronik imza çözümü arasında belge ve işlem bilgilerinin aktarılmasını sağlayan yaygın yöntemlerdir. Kullanılacak yöntem ERP sisteminin teknik mimarisine ve oluşturulmak istenen iş akışına göre belirlenir.

SAP üzerinden nitelikli elektronik imza atılabilir mi?

SAP üzerinde yürütülen bir süreç, nitelikli elektronik sertifikaya dayalı elektronik imza altyapısıyla entegre edilerek güvenli elektronik imza sürecine bağlanabilir.

Buradaki önemli ayrım, SAP'nin tek başına Türkiye'deki 5070 sayılı Kanun kapsamında nitelikli elektronik sertifika sağlayan bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı olmadığıdır. Güvenli elektronik imza için BTK tarafından belirtilen şartların ve nitelikli elektronik sertifika altyapısının sağlanması gerekir.

E-imza entegrasyonu cloud ve on-premise ortamda çalışır mı?

Evet. İzometri çözümleri ihtiyaca göre cloud veya on-premise mimaride konumlandırılabilir.

On-premise yaklaşım özellikle sistemlerin kurumun kendi altyapısında çalıştırılmasının tercih edildiği yapılarda değerlendirilebilir. Cloud modelinde ise ilgili servislerin bulut ortamında kullanılması mümkündür. Hangi modelin tercih edileceği kurumun güvenlik politikaları, sistem mimarisi ve entegrasyon ihtiyaçlarına göre belirlenmelidir.

SAP üzerinden hangi belgeler elektronik olarak imzalanabilir?

Teknik olarak elektronik ortamda oluşturulan ve entegrasyon kapsamında imza çözümüne aktarılabilen birçok belge elektronik imza sürecine dahil edilebilir.

Sözleşmeler, satın alma belgeleri, finansal belgeler, insan kaynakları dokümanları, talimatlar, mutabakatlar, formlar ve kurum içi onay gerektiren belgeler buna örnek gösterilebilir.

Ancak her belgenin güvenli elektronik imzayla imzalanmasının hukuken aynı sonucu doğuracağı varsayılmamalıdır. İlgili işlemin tabi olduğu özel mevzuat ve şekil şartları ayrıca değerlendirilmelidir.

ERP entegrasyonunda mobil imza ve mali mühür kullanılabilir mi?

Entegrasyon senaryosuna ve kullanılan çözüme bağlı olarak elektronik imzanın yanı sıra mobil imza veya mali mühür gerektiren süreçler de kurgulanabilir.

Hangi yöntemin kullanılacağı belgenin niteliğine, imzalayan tarafın gerçek veya tüzel kişi olmasına, kurumun mevcut altyapısına ve ilgili işlemin teknik ve hukuki gerekliliklerine göre belirlenmelidir.

SAP e-imza entegrasyonu 5070 sayılı Kanun’a uygun mudur?

Bir entegrasyonun yalnızca SAP üzerinde çalışması onu otomatik olarak 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun hale getirmez.

5070 sayılı Kanun güvenli elektronik imzanın taşıması gereken şartları belirler. BTK'ya göre güvenli elektronik imza nitelikli elektronik sertifikaya dayanmalı, imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlamalı ve imzalanmış elektronik veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitine imkân vermelidir.

Dolayısıyla değerlendirme SAP'den ziyade kullanılan elektronik imza altyapısı, sertifika, imza oluşturma aracı ve uygulanan sürecin mevzuata uygunluğu üzerinden yapılmalıdır.

E-imza entegrasyonu mevcut SAP iş akışlarını değiştirir mi?

Her zaman değil. Elektronik imza çözümü mevcut SAP veya ERP iş akışının belirli bir aşamasına dahil edilebilir.

Örneğin mevcut süreçte “onaylandı” adımından sonra manuel olarak imzalanan bir belge, entegrasyon sonrasında elektronik imza servisine gönderilebilir ve imza tamamlandığında mevcut iş akışı kaldığı yerden devam edebilir.

Gerekli değişikliklerin kapsamı mevcut SAP kurgusuna ve hedeflenen imza senaryosuna bağlıdır.

SAP ve ERP e-imza entegrasyonunun maliyeti neye göre belirlenir?

E-imza entegrasyonunun maliyeti projenin teknik ve operasyonel kapsamına göre değişir.

Kullanılan SAP veya ERP altyapısı, entegrasyona dahil edilecek uygulama sayısı, kullanıcı ve işlem hacmi, imza türleri, cloud veya on-premise kurulum tercihi, gerekli entegrasyon geliştirmeleri ve süreçlerin kapsamı maliyet üzerinde etkili olabilir.

Bu nedenle sağlıklı bir maliyetlendirme için önce mevcut ERP altyapısının ve hedeflenen elektronik imza senaryosunun analiz edilmesi gerekir.

SAP ve ERP sistemlerine elektronik imza entegrasyonu, kurumların mevcut uygulamalarını değiştirmeden imza süreçlerini elektronik ortama taşımasına yardımcı olabilir. Burada önemli olan, yalnızca elektronik imza atılmasını sağlayan bir teknoloji seçmek değil; çözümü kurumun mevcut iş akışına, sistem mimarisine ve ihtiyaçlarına uygun şekilde konumlandırmaktır.

İzometri'nin İzOnay, İmzalayıcı ve MİP çözümleri farklı entegrasyon ihtiyaçlarına cevap verir. İzOnay uçtan uca imza ve onay süreçlerinin yönetilmesini, İmzalayıcı mevcut uygulamalara elektronik imza yeteneği kazandırılmasını, MİP ise farklı kurumsal uygulamaların imza ve doğrulama ihtiyaçlarının merkezi bir altyapıda yönetilmesini sağlar.